如何正确邀请媒体参加活动?

原创cby*****2019-08-10 16:38

  在信息迅速扩散的今天,无论是活动、会议、展览还是赛事,多多少少都会看见媒体的身影。有时候即使活动的规模比较小,可是企业为了把活动所表达的内涵展现给受众也会邀请少数的媒体前来报道。显然,媒体已经成为了活动中不可缺少的重要部分,而且媒体在活动中所发挥的作用也是比较大,主要分为两种:第一种是媒体作为媒介传播渠道,帮助主办方扩大活动影响力;第二种是媒体可以作为活动的承办方或合作单位,深度合作,并有专题页报道。

  因为企业也需要媒体的撰写增加曝光度,所以在企业和媒体如此微妙的关系之下,企业需要运用专业的知识正确邀请媒体参加活动,那么企业该怎么邀请媒体参加活动呢?以下,便是一些简单的小技巧。

  前期准备

  企业和媒体对接前需要确定好邀请哪些媒体,毕竟媒体种类有许多,类如财经类、娱乐类、政治类、美食类等,如果你作为一个电影首映活动邀请财经类媒体参加活动似乎不太合适,所以企业需要列一张邀约媒体的名单,然后再一一取得联系。

  正式与媒体对接

  企业与媒体对接的时候,需要与媒体说明是哪个企业邀请,活动内容是什么,如果媒体应邀参加活,那企业还需要说明媒体到场所需要做的工作有哪些、活动的背景介绍、采访前的提纲等一系列内容。

  确定好时间地点

  企业邀请媒体需要提前确定好时间和地点。时间需要精准到分,例如2019年8月9日早上十点三十分,因为这样子媒体才能确定好是否有时间前来参加活动以及做好相对应的准备,安排好行程提前出发到达现场。如果把时间安排早了,主办方还没布置好现场媒体就来临,主办方无法估计到媒体的感受,这让媒体心理不舒服之余对企业的印象也不太好;如果把时间安排晚了,媒体来临的时候活动已经开始了,媒体也没踩好点也错过了开场的节奏,所报道的内容也会有点偏差,所以只有把时间安排准确了,双方也能满意。

  企业邀请媒体时需要提供详细的地址,例如XX酒店4楼403室,因为这样媒体可以直接去到活动现场而不是需要各种询问工作人员,毕竟一间酒店可能一天同时举办活动的会有数个企业,媒体也有可能会走错活动场地,而活动对接人也有可能因为忙于接待媒体而联系不上,会让媒体觉得企业对自身的不尊重,有可能影响稿件的撰写效果。

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  现场对接

  媒体到达活动现场的时候,企业需要引领媒体到现场进行签到以及安排礼仪接待,引领媒体进入会场坐席,如果有安排产品体现或采访环节的话,也需要安排得当,双方需要提前交流一下采访内容。在活动结束的时候,企业需要再次确认媒体离场时间以及表示感谢的话语。

  跟进发稿情况

  一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。

  与媒体保持良好联系

  即使活动结束后,企业和媒体还是需要保持良好联系,因为媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或礼仪冲突关系,所以保持好联系是至关重要的,毕竟下一次的活动还是需要邀请媒体前来报道。

  其实,如何正确邀请媒体参加活动是一门学问,企业和媒体之间的微妙关系是需要双方共同维持的,毕竟媒体需要企业活动增加销售量而企业需要媒体增加曝光度,双方相辅相成,所以只有双方认真对待才能取得共赢。